Evenement aanvragen

Evenementenloket Boechout

Wanneer je een evenement organiseert in Boechout moet je hiervoor een aanvraag indienen via het digitaal platform EagleBe. Dit is hetzelfde platform waarop je een aanvraag voor inname openbaar domein kan indienen. Let er op dat je een evenement aanvraagt.

Elke aanvraag wordt behandeld door het evenementenloket van de gemeente. Indien nodig vragen we advies aan bij bijvoorbeeld de politie, dienst omgeving ... Het college van burgemeester en schepenen neemt daarna een beslissing.

Na je aanvraag ontvang je via mail een bevestiging van je indiening en uiteindelijk ook een goedkeuring of weigering voor je evenement. Eventueel neemt de vrijetijdsdienst contact met je op om extra informatie te verkrijgen. Opgelet! Deze mails worden verstuurd vanuit het platform EagleBe (noreply@eaglebe.com). Check dus zeker ook je ongewenste mail of spam.

Je dient een aanvraag in voor​:

  • Feesten / evenementen / activiteiten met één of meer van volgende zaken van toepassing: ​
    • Vindt plaats in openlucht of op de openbare weg  ​
    • Met grotere risico’s en dus bijhorende maatregelen (brandgevaar, medische zorgen …)​
    • Waar de max. geluidsnorm van 85 dB(A) wordt overschreden​, tenzij de zaal reeds vergund is tot 95 dB(A)
    • Toegankelijk zijn voor een publiek vanaf 200 personen​
  • Niet commerciële verkoop, fondswerving of promotie​

Indien je een evenement organiseert waar verschillende van de beschreven soorten evenement aan bod komen, is het de bedoeling dat je een aanvraag indient voor het hoofdevenement en de eventuele bij-evenementen hierbij vermeldt.

Voor een trouwfeest op privéterrein kan je geen aanvraag indienen en geen vergunning bekomen, je bent verplicht je te houden aan de geluidsnormen die op de locatie gelden.

Hieronder vind je nog belangrijke informatie over hoe je een aanvraag indient.

Maak een account aan

  • Door in het digitaal platform EagleBe een account aan te maken heb je steeds toegang tot de historiek van je aanvragen, kan je gegevens kopiëren en de status van je dossier makkelijk opvolgen.  
  • Het is aanbevolen om per vereniging slechts één account aan te maken met eventueel een algemeen e-mailadres van de vereniging waar meerdere leden toegang tot hebben.  

Wat zijn de aanvraagtermijnen?

Dien je aanvraag tijdig in! 

Aanvragen die buiten de termijn vallen, krijgen mogelijk geen goedkeuring vanwege de doorlooptijden van het proces. 

Een aanvraag is pas in behandeling wanneer het dossier volledig is. Indien de aanvraag onvolledig werd ingevuld moet de dienst vrijetijd bijkomende informatie opvragen, wat ten koste gaat van de behandeltermijn. 

Aanvraagtermijnen

Soorten evenementen Aanvraagtermijn
Buurtfeesten (NIET op de openbare weg), filmopname (NIET op de openbare weg), collecte, tombola, loterij, andere kleinere events NIET op de openbare weg Min. 30 kalenderdagen op voorhand 
Kerstboomverbranding, kampvuur, vuurwerk, speelstraat, buurtfeest (op de openbare weg), filmopname (op de openbare weg), marktgebeuren (NIET op de openbare weg), sportactiviteit (NIET op de openbare weg), andere grotere evenementen NIET op de openbare weg Min. 60 kalenderdagen op voorhand 
 
Muziekactiviteiten, rondrit, stoet, optocht, marktgebeuren (op de openbare weg), sportactiviteiten (op de openbare weg), andere evenementen op de openbare weg Min. 90 kalenderdagen op voorhand 

 

Wat is een principiële aanvraag?

Je hebt de mogelijkheid om reeds een hele tijd op voorhand een principiële aanvraag in te dienen. Zo kan er al rekening gehouden worden met je activiteit.

  • Je kan de concrete gegevens (data, locatie …) al doorgeven zonder de volledige aanvraag te moeten invullen. 
  • Je kiest dan de optie ‘nu een principiële goedkeuring aanvragen’ in het aanvraagformulier bij ‘algemeen’ en drukt helemaal op het einde op de knop ‘verzenden’.  
  • De aanvraag dient nog vervolledigd te worden binnen de normale aanvraagtermijnen. Zie 'Hoe vervolledig ik een principiële aanvraag'.

Let op: Indien de aanvraag niet vervolledigd wordt, beschouwen wij het evenement als geannuleerd.

Hoe vervolledig ik een principiële aanvraag?

Nadat je principiële aanvraag werd goedgekeurd, moet je opnieuw in Eaglebe een aanvraag invullen.
Vermeld daar dat je reeds een principiële goedkeuring hebt.

Hoe ga tewerk?

  • Vul in Eaglebe de ID van je principiële aanvraag in.
  • Beantwoord de vragen. Aan de hand van je antwoorden vraagt het evenementenloket de nodige adviezen aan bij de politie en andere diensten. 
  • Daarna komt je aanvraag op het schepencollege. Je krijgt daarop de vergunning voor je evenement.

Is er iets niet duidelijk?

Maak dan een afspraak met de vrijetijdsdienst om je aanvraag samen in te vullen. 

Vervolledig altijd je aanvraag

Indien de aanvraag niet wordt vervolledigd , beschouwen wij het evenement als geannuleerd.

Je aanvraag aanpassen/annuleren

  • Je kan je definitieve aanvraag (dus na het indienen van het volledige dossier) niet zelf aanpassen of annuleren. Indien je wenst te annuleren of zaken wenst aan te passen, vragen wij om dit zo snel mogelijk te laten weten via evenementen@boechout.be.
  • Er zijn geen kosten verbonden indien je een evenement annuleert.
  • Aanvragen die onvolledig zijn of waar geen gevolg aan wordt gegeven, worden automatisch geannuleerd. 

Algemene voorwaarden

In de algemene voorwaarden rond het evenementenloket vind je meer uitleg in verband met aansprakelijkheid, bewegwijzering, afvalbeheer, verkeer, geluid enzovoort.

Checklist

In de checklist vind je een overzicht van de gegevens die je in het digitaal platform EagleBe moet doorgeven.

Bijkomende zaken

Indien je voor je evenement een zaal of materiaal wenst te huren of een subsidie wenst aan te vragen, gebeurt dat via een aparte procedure.