Evenement aanvragen

Evenementenloket Boechout

Wanneer je een evenement organiseert in Boechout moet je hiervoor een aanvraag indienen via het digitaal platform EagleBe. Dit is hetzelfde platform waarop je een aanvraag voor inname openbaar domein kan indienen. Elke aanvraag wordt behandeld door het evenementenloket van de gemeente. We vragen, indien nodig, advies aan bij bijvoorbeeld politie, dienst omgeving ... Het college van burgemeester en schepenen moet tenslotte goedkeuring geven. ​

Je dient een aanvraag in voor​:

  • Feesten / evenementen / activiteiten met één of meer van volgende zaken van toepassing: ​
    • Vindt plaats in openlucht of op de openbare weg  ​
    • Met grotere risico’s en dus bijhorende maatregelen (brandgevaar, medische zorgen …)​
    • Waar de max. geluidsnorm van 85 dB(A) wordt overschreden​
    • Toegankelijk zijn voor een publiek vanaf 200 personen​
  • Niet commerciële verkoop, fondswerving of promotie​

Indien je een evenement organiseert waar verschillende van de beschreven soorten evenement aan bod komen, is het de bedoeling dat je een aanvraag indient voor het hoofdevenement en de eventuele bij-evenementen hierbij vermeldt.

Hieronder vind je nog belangrijke informatie over hoe je een aanvraag indient.

Maak een account aan

  • Door in het digitaal platform EagleBe een account aan te maken heb je steeds toegang tot de historiek van je aanvragen, kan je gegevens kopiëren en de status van je dossier makkelijk opvolgen.  
  • Het is aanbevolen om per vereniging slechts één account aan te maken met eventueel een algemeen e-mailadres van de vereniging waar meerdere leden toegang tot hebben.  

Wat zijn de aanvraagtermijnen?

Dien je aanvraag tijdig in! 

Aanvragen die buiten de termijn vallen, krijgen mogelijk geen goedkeuring vanwege de doorlooptijden van het proces. 

Een aanvraag is pas in behandeling wanneer het dossier volledig is. Indien de aanvraag onvolledig werd ingevuld moet de dienst vrijetijd bijkomende informatie opvragen, wat ten koste gaat van de behandeltermijn. 

Aanvraagtermijnen

Soorten evenementen Aanvraagtermijn
Tentoonstelling, buurtfeest (niet op openbare weg), collecte, tombola, loterij en andere kleinere events niet op openbare weg  Min. 30 kalenderdagen op voorhand 
Rommelmarkt, garageverkoop, straatfeest, speelstraat, sportactiviteit, recreatieloop, voettocht, optocht, stoet, vuurwerk, kerstboomverbranding, kampvuur, andere Min. 60 kalenderdagen op voorhand 
 
Fuif, bal, concert/optreden, muziekfestival, kermis, wielerwedstrijd, rondrit, doortocht, jaarmarkt, kerstmarkt, andere markt, circus  Min. 90 kalenderdagen op voorhand 

 

Wat is een principiële aanvraag?

Je hebt ook de mogelijkheid om reeds een hele tijd op voorhand een principiële aanvraag in te dienen. Zo kan er al rekening gehouden worden met je activiteit.

  • Je kan de concrete gegevens (data, locatie …) al doorgeven zonder de volledige aanvraag te moeten invullen. 
  • Je kiest dan de optie ‘nu een principiële goedkeuring aanvragen’ in het aanvraagformulier bij ‘algemeen’ en drukt helemaal op het einde op de knop ‘verzenden’.  
  • De aanvraag dient nog vervolledigd te worden binnen de normale aanvraagtermijnen. 

Het aanpassen of annuleren van je definitieve aanvraag

  • Je kan je definitieve aanvraag (dus na het indienen van het volledige dossier) niet zelf aanpassen of annuleren. Indien je wenst te annuleren of zaken wenst aan te passen, vragen wij om dit zo snel mogelijk te laten weten via evenementen@boechout.be.
  • Er zijn geen kosten verbonden indien je een evenement annuleert.
  • Aanvragen die onvolledig zijn of waar geen gevolg aan wordt gegeven, worden automatisch geannuleerd. 

Algemene voorwaarden

In de algemene voorwaarden rond het evenementenloket vind je meer uitleg in verband met aansprakelijkheid, bewegwijzering, afvalbeheer, verkeer, geluid enzovoort.

Checklist

In de checklist vind je een overzicht van de gegevens die je in het digitaal platform EagleBe moet doorgeven.

Bijkomende zaken

Indien je voor je evenement een zaal of materiaal wenst te huren of een subsidie wenst aan te vragen, gebeurt dat via een aparte procedure.  

Je zal voor je evenement ook rekening moeten houden met de huidige coronamaatregelen